Cadrage Archivage

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L'organisation et ses données

Ces premières questions nous permettent de définir le périmètre du projet : qui est concerné, combien d'utilisateurs, et quels types de données doivent être couverts par le cahier des charges.

Q1 - Quelles entités de l'organisation sont concernées par ce projet ?

Messages de Vie

Eglises Vases d'Honneur

Bureau Executif

Autre

Q2 - Combien d'utilisateurs travaillent sur les outils informatiques ? Une estimation suffit - pas besoin d'un chiffre exact.

Q3 - Quels types de données souhaitez-vous protéger en priorité ?

Fichiers comptables

Base de données membres

Documents administratifs

Vidéos / médias

Emails

Autre

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Serveurs et applications

Pour établir un inventaire complet dans le cahier des charges, nous avons besoin de connaître toutes les sources de données : serveurs sur site, applications hébergées sur internet, et fichiers sur les postes de travail.

Q4 - Décrivez le rôle de vos serveurs physiques (si vous en avez) Décrivez ce que font ces serveurs au quotidien.

Q5 - Listez vos applications hébergées sur internet Site web, CRM, outils métier, bases de données cloud...

Q6 - Des fichiers importants sont-ils stockés directement sur les ordinateurs des utilisateurs ? Documents Word, Excel, PDF enregistrés localement sans passer par un serveur partagé.

Oui, c'est frequent

Non, tout est sur le serveur partagé

Je ne sais pas vraiment

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Situation actuelle

Comprendre la situation actuelle est indispensable pour calibrer les besoins dans le cahier des charges. Une sauvegarde existante, même imparfaite, est un point de départ. Un incident passé aide à dimensionner les protections nécessaires.

Q7 - Disposez-vous déjà d'un système de sauvegarde, même partiel ?

Oui

Non

Partiellement

Comment faites-vous ces sauvegardes ?

Q8 - Avez-vous déjà subi une perte de données ou un incident informatique majeur ?

Oui

Non

Que s'est-il passé et comment avez-vous géré la situation ?

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Volumes de données et durée de conservation

Ces informations sont essentielles pour le cahier des charges : elles déterminent les capacités de stockage à prévoir, l'architecture technique et les coûts estimatifs que les prestataires devront chiffrer.

Q9 - Quelle est votre estimation du volume de données actives ? Données du quotidien : fichiers, bases de données en cours d'utilisation. 1 To = environ 500 000 documents Word.

Moins de 500 Go

Entre 500 Go et 2 To

Entre 2 et 10 To

Plus de 10 To

Je ne sais pas

Q9b - Avez-vous des données anciennes à conserver (archives, historiques) ?

Oui

Non

Je ne sais pas

Volume estimé de ces archives ?

Q10 - Ce volume de données augmente-t-il rapidement ? Cela aide à prévoir la capacité nécessaire sur les prochaines années.

Oui, beaucoup - les données augmentent très vite

Modérément - croissance régulière mais maîtrisée

Peu - le volume reste assez stable

Je ne sais pas

Q16 - Sur quelle durée souhaitez-vous conserver vos données ? La durée de conservation influence directement le type de solution à prévoir dans le cahier des charges.

Moins d'1 an - protection des données récentes uniquement

1 à 3 ans - conservation moyen terme

3 à 10 ans - conservation long terme (obligations légales fréquentes)

Plus de 10 ans / indéfiniment - archives permanentes

Je ne sais pas encore

Q17 - À quelle fréquence accédez-vous à vos données archivées (anciennes) ? Cette information aide à définir les exigences de performance dans le cahier des charges.

Souvent - plusieurs fois par semaine

Occasionnellement - quelques fois par an

Rarement - seulement en cas de besoin exceptionnel

Jamais - on les garde mais on n'y touche plus

Pas concerné - pas d'archives pour l'instant

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Contraintes techniques et opérationnelles

Ces contraintes doivent figurer explicitement dans le cahier des charges pour que les prestataires puissent proposer une solution adaptée à votre environnement réel.

Q11 - Quel type de connexion internet avez-vous sur vos différents sites ?

Fibre optique

ADSL

4G / 5G

Liaison spécialisée (LS)

Je ne sais pas

Qualité de la connexion

Q12 - En cas d'incident, dans quel délai devez-vous absolument récupérer vos données ? Ce délai s'appelle le RTO (Recovery Time Objective). Il sera une exigence clé du cahier des charges.

Quelques heures - on ne peut pas s'arrêter longtemps

Dans la journée - on peut tenir quelques heures

Dans la semaine - les activites peuvent continuer sans

Pas de contrainte précise pour l'instant

Q13 - Des membres de l'équipe ont-ils besoin d'accéder aux données à distance ?

Oui, c'est courant

Non, tout le monde travaille sur site

Parfois, pour certaines personnes

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Gouvernance, sécurité et conformité

Ces informations permettront de définir les exigences de sécurité, de gestion des accès et de conformité dans le cahier des charges.

Q18 - Avez-vous des documents à valeur légale ou historique nécessitant une conservation permanente ? Actes officiels, contrats, archives institutionnelles... Ces documents peuvent nécessiter des clauses spécifiques dans le cahier des charges.

Oui

Non

Je ne suis pas sûr

Quels types de documents ? (ex : actes de fondation, contrats, rapports annuels...)

Q14 - Qui sera responsable de l'administration de la solution en interne ?

Moi seul

Moi + une équipe IT interne

Un prestataire externe

Pas encore défini

Q15 - Certaines données sont-elles particulièrement sensibles ou confidentielles ? Données financières, données personnelles des membres, informations stratégiques...

Oui

Non

Lesquelles ? (décrivez sans entrer dans les détails sensibles)

Questionnaire de cadrage - Sauvegarde et archivage des données

L'organisation et ses données

Serveurs et applications

Situation actuelle

Volumes de données et durée de conservation

Contraintes techniques et opérationnelles

Gouvernance, sécurité et conformité

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